はじめに
こんにちは、Gouです。
仕事で英語のメールを書く時、こんなことで悩んで時間を浪費していませんか？
- 「書き出しは Dear でいいのか？ Hi でいいのか？」
- 「断りのメールを送りたいけど、失礼な表現になっていないか不安」
- 「返信が来ない相手に催促したいけど、怒っていると思われたくない」
DeepLなどの翻訳ツールは優秀ですが、入力した日本語をそのまま訳すだけなので、「相手との関係性」や「文脈（空気感）」までは考慮してくれません。
ビジネスメールにおいて最も重要なのは、正確さよりも「適切なトーン（丁寧さ）」です。
今回は、英検1級ホルダーの私も愛用している、ChatGPTを「優秀なAI秘書」にして、状況に合わせた完璧なメールを5秒で代筆させる方法を解説します。
なぜ翻訳ツールではなく「ChatGPT」なのか？
「DeepLで日本語から訳せばいいじゃないか」と思うかもしれません。
しかし、ChatGPTを使うべき決定的な理由が2つあります。
1. 「トーン（口調）」を指定できる
DeepLは「事実」を訳すのは得意ですが、「感情」を乗せるのは苦手です。
一方、ChatGPTなら、
「初めての取引先だから、極めて丁重に」
「何度もやり取りしている同僚だから、フレンドリーに」
といった「トーンの指示」に従って、使う単語や言い回しを自動で調整してくれます。
2. 言いにくいこと（断り・催促）が得意
人間が書くと角が立ちやすい「お断り」や「催促」のメール。
これを自力で書こうとすると、クッション言葉（恐れ入りますが、等）を探すのに苦労します。
AIは、こうした「ネガティブな内容をポジティブ（またはマイルド）に伝える」技術が天才的に上手いです。
【コピペOK】最強のメール作成プロンプト
では、実際に使えるプロンプトを紹介します。
以下の「条件」を書き換えるだけで、どんなシチュエーションにも対応できます。
あなたはプロの英文ライター（秘書）です。
以下の条件で、ビジネスメールのドラフトを作成してください。
【相手】 新規の取引先（担当者名：Mr. Smith）
【用件】 商品Aの見積もりを送ってほしい。納期は来月末希望。
【トーン】 丁寧かつ、急ぎであることを伝えたい（Polite but Urgent）
最後に、件名（Subject）の案も3つ出してください。実践！シチュエーション別・神回答例
このプロンプトを使って、人間が書くには難しい「言いにくいメール」を作らせてみます。
Case 1：丁寧な「お断り」
【状況】 取引先からの「値引き要求」を断りたい。でも関係は壊したくない。
- トーン指定：
Polite, Professional, but Firm（丁寧、プロフェッショナル、かつ断固として）
Case 2：やんわりとした「催促」
【状況】 メールを送ったのに返事がない。怒らずにリマインドしたい。
- トーン指定：
Gentle Reminder（優しいリマインド）
これを自力で書こうとしたら30分は悩みますが、AIなら5秒です。
仕上げは「Grammarly」でチェック
AIが作った文章はほぼ完璧ですが、念には念を入れて、送信前に「Grammarly（グラマリー）」を通すのが私の鉄則です。
AIの生成ミス（幻覚）や、単純なスペルミスがないかを最終確認します。
これが「鉄壁のワークフロー」です。
▼Grammarlyの導入法はこちら
まとめ：英語メールは「作文」ではなく「指示出し」
英語力とは、自分で一から書く力だけではありません。
「どんなメールを書きたいか」をAIに的確に指示する力があれば、ネイティブ以上の文章が書けます。
- 作成： ChatGPT（内容とトーンを作る）
- 確認： Grammarly（ミスを消す）
この分業体制を作れば、英語メールにかかる時間は今の10分の1以下になります。
明日からのメール業務は、AI秘書に丸投げして、定時で帰りましょう。
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